Una muestra de lo que las TICs pueden aportar a tu organización

Cuando cierras los ojos y sueñas con un escenario perfecto para que tu organización ofrezca sus servicios, puedes imaginarte varias cosas. Podrías centrarte en varias dimensiones, como: ofrecer un servicio más personalizado a cada uno de los beneficiarios de tu proyecto y mejorar así su eficacia; mejorar su eficiencia para sacar el máximo provecho a sus recursos; mejorar la experiencia de los donantes; tener la capacidad de supervisar/dirigir con precisión las actividades de la organización, considerando los cambios de necesidades y contextos; garantizar la seguridad y el respeto de la privacidad de los beneficiarios; proteger al personal contra los riesgos de corrupción; entre otros.

Lo que las tecnologías de la información pueden aportar

En este documento intentamos abordar todos estos deseos y analizar cómo la tecnología puede hacerlos realidad.

Personalización de los servicios – Eficacia

Cuando todo lo que tienes para gestionar a los participantes de tu proyecto es un lápiz y un poco de papel (o incluso una simple hoja de cálculo de Excel), realmente no puedes centrarte en proporcionar servicios personalizados. Al tratar de satisfacer las necesidades de todos, el enfoque se centra en un proceso de «talla única» y termina con servicios impersonales.

La tecnología adecuada ayudará a tu institución a centrarse en los beneficiarios y a proporcionarles servicios personalizados que: aumentarán enormemente el impacto sobre ellos. Te proporcionará un expediente completo de cada participante con un fácil acceso a la información que necesitas para tomar las decisiones adecuadas, incluido el contexto familiar, económico, sanitario, psicológico y social, así como todos los servicios anteriores que tu organización le haya brindado a cada persona.

Esto cambiará drásticamente tu experiencia y brindará orgullo a los beneficiarios, ya que sentirán que tu institución los percibe como personas y no sólo como un número…

Una jueza de Nicaragua nos dijo una vez: «cuando llegó este muchacho a mi despacho, me vio abrir su expediente en mi computadora y se quedó mirando durante un par de segundos su propia foto en mi pantalla y se sorprendió:

Entonces… ¡Sí me conoces, sabes quién soy!

Mejor uso de los fondos – Eficiencia

Todos pensamos que es un deber ético optimizar el uso de los recursos que se ponen a nuestra disposición. Al mismo tiempo, nuestro personal dedica una parte muy importante de su tiempo a tareas repetitivas, cosas que no requieren mucha reflexión, si es que requiere alguna, mientras que podrían hacer un uso mucho mejor de su tiempo y recursos interactuando directamente con los participantes.

Suele ocurrir así porque… bueno, porque así se hacían las cosas antes, cuando no había alternativas.

Hoy en día, una herramienta bien diseñada puede eliminar la mayoría de estas tareas que consumen tiempo, liberando así el tiempo del personal para acciones más importantes.

El diseño de dicha herramienta debe ser realizado por un equipo que conozca a fondo el contexto y las necesidades, así como lo que la tecnología puede conseguir. De hecho, sólo así la herramienta conseguirá lo que se supone que debe conseguir.

Optimización de la experiencia de los donantes

Hasta hace poco, las instituciones sociales (tanto gubernamentales como de la sociedad civil) sentían que no tenían que rendir cuentas de lo que hacían: ni de su impacto ni del buen uso de los recursos que recibían. Les bastaba con afirmar «¡confía en mí, estoy haciendo el bien!».

El mundo está cambiando: ya no pueden salirse con la suya. La rendición de cuentas es la nueva palabra clave, y… ¡eso es bueno! Los donantes y cooperantes esperan que las instituciones sociales rindan cuentas sobre el uso de los recursos que se han puesto a su disposición, ya sean fondos o tiempo de los voluntarios.

Las instituciones sociales no sólo deben estar preparadas, sino que deben promover la rendición de cuentas. Y esta rendición de cuentas debe referirse tanto a la “eficacia” como a la “eficiencia”. De hecho, se trata de un deber ético. Además, los donantes lo esperan cada vez más.

Disponer de una herramienta que recoja en tiempo real toda la información sobre lo que tú y tu equipo están haciendo y, que la sistematice para sus donantes y cooperantes, ayudará a hacerlos felices. Sin que tenga que dedicar una cantidad desmesurada de tiempo a elaborar extensos informes difíciles de leer.

Un Panel de Control adecuado para gestionar tus distintas actividades

Como director de una organización social ¿Cómo puedes gestionar eficazmente todas las actividades de tu organización? ¿Cómo puedes integrar todos los cambios que se producen en las comunidades con las que trabajas, las diversas tendencias, ya sea en el contagio de enfermedades, en los patrones de delincuencia o en los desafíos nutricionales?

Para tomar decisiones informadas basadas en datos reales, es necesario tener acceso a un Panel de Control (dashboard) que se alimente diariamente en tiempo real con datos procedentes de las operaciones sobre el terreno.

Es necesario extraer datos y estadísticas específicas. Asimismo, una interfaz gráfica que muestre las últimas tendencias (con agujas y alertas parpadeantes) te ayudará a «pilotar tu organización», del mismo modo que un panel de control adecuado ayuda al piloto a pilotar un avión.

Seguridad y respeto a la privacidad

Cuando ofrece servicios sociales a sus participantes, accede a mucha información personal. Es tu deber proteger esta información y asegurarte de que no se haga un uso inadecuado de ella.

Esto es muy difícil cuando esta información está en papel, a menudo en estantes repletos de documentos. Cada transmisión o movimiento de estos documentos abre una brecha más en la seguridad de los mismos, ya que suele hacerse en forma física o a través de un USB.

En la actualidad, es crucial diseñar los procesos de tal manera que ninguna información personal quede expuesta a un público no deseado. No es sólo una característica deseable, es absolutamente vital desde el punto de vista ético. No se puede poner en riesgo la información de otra persona.

Protección contra la corrupción

Cuando alguien de su comunidad les pide un favor o un trato preferente, tu personal está mal preparado para responder. Por no hablar de la tentación del dinero, la presión social puede ser extremadamente difícil de resistir. Este tipo de presión:

«Vamos, eres uno de los nuestros, sólo esta vez
hazlo por nosotros…
además, nadie lo sabrá nunca»

Es nuestro deber proporcionar a nuestro personal un entorno de trabajo en el que esté protegido de estos momentos tan incómodos.

Disponer de las herramientas adecuadas que registren cada acción para que más tarde se pueda rastrear “quién lo hizo” y que el personal esté consciente de esto, es una forma apropiada de abordar esta problemática. Así, cuando se le pida un favor, tu personal se sentirá aliviado al responder con una cara seria:

«Lo siento, no puedo hacerlo…
El sistema registra todo lo que hago
y yo sufriría las consecuencias».

Fondation Tutator – Nuestra misión

Marie y yo hemos pasado muchos años visitando más de 100 proyectos sociales en muchísimos países del mundo. Hemos podido comprobar de primera mano todos los retos a los que se enfrentan las organizaciones sociales, incluso con el equipo más bienintencionado.

Creamos nuestra Fundación con el objetivo de apoyar a las instituciones sociales a hacer frente a todas estas necesidades. Contamos con un equipo de ingenieros, así como con personas procedentes del ámbito social y juntos, podemos realmente «reducir la brecha» entre lo que se necesita y lo que la tecnología puede lograr.

Volviendo al principio de este artículo: «Podemos desarrollar para ti el escenario perfecto para tu organización, el que ves cuando cierras los ojos».

En un próximo artículo, exploraremos el tema de la sostenibilidad. Más allá de las palabras bonitas, hay que pensar en términos de «¿Qué viene después de que yo me vaya?» o, para ser más precisos «¿Cómo continuará todo sin mí?».